Простые правила для выигрыша в тендере

Простые правила для выигрыша в тендере

После недавнего семинара ко мне подошел дилер (повествование ведется от имени Дейва Стаффорда, известного специалиста) и поинтересовался моим мнением, по- чему у него не получается успешно участвовать в коммерческих проектах. "Я, наверное, отсылал заявки на более чем 20 тендеров, но смог получить только один проект", - сказал он.

После того как он ответил на несколько моих вопросов о специфике тех коммерческих проектов, за которыми он охотился, его методе ценообразования, его стиле участия в тендере и последующих действий, я обнаружил несколько причин, по которым он до сих пор не был успешен: полное непонимание того, как работает этот коммерческий сегмент, неправильное определение уровня себестоимости, стремление получить слишком большую маржу и при этом недостаточный контроль над ситуацией. Давайте подробнее рассмотрим данные темы.

Сегмент бизнеса

Каждый сегмент бизнеса имеет свои характеристики, и то, что работает в одной области, может совершенно не работать в другой. Тем не менее, есть несколько общих правил: люди покупают то, что им нравится, и стараются избегать того, что им не нравится. Да, речь идет и о цене тоже, но является ли она определяющим фактором? "Том, я бы хотел тебе предложить свои цены на этот заказ, но чем ты будешь руководствоваться в принятии итогового решения?" Задайте этот вопрос и замолчите!

В некоторых ситуациях у Тома будет широкое поле для принятия решений, и он будет руководствоваться ценностью, нежели ценой. Или же вам скажут: "Нам нужна цена, которая нас устроит". Если вы ему понравитесь, то, возможно, вам дадут возможность "еще раз посмотреть" (еще раз откусить яблоко), чтобы вы могли проверить свои цифры. Иногда это будет вполне официальная процедура, иногда всего лишь короткий разговор. Нужно понимать, в какую игру вы играете.

Оценка себестоимости

А вот это достаточно сложная тема особенно для новичков в бизнесе. Когда речь идет о фабрике, то здесь может не быть фиксированной цены. Очень часто можно видеть опубликованную цену, дилерскую цену, цену для ключевого дилера и цену для проекта. И представитель завода будет безумно рад, когда вы позвоните и справитесь о ценах, дать вам опубликованную цену.

Если у вас уже есть устоявшиеся отношения с этой фабрикой, то, наверное, вы услышите дилерскую цену. В случае, если вы помогли этому заводу создать техническое описание конкретного продукта или стали важны для собственно производителя, то вы получите цену для ключевого дилера или проекта. Если вы начнете не с той цены, то в принципе шансов у вас нет.

Валовая прибыль

Это была еще одна причина, по которой моему другу так мало везло: он устанавливал слишком большую надбавку к стоимости работ, нежели адекватно меньшую коммерческую надбавку, разница между которыми может составлять от 10 до 20 %. Некоторые проекты могут принести валовую прибыль в 22-25 % или даже больше, в то время как для крупных проектов она составит 13-18 %. Все очень сильно зависит от сегмента, конкуренции на месте, размера проекта и его сложности.

Для начала, начните с правильной оценки продуктов, убедитесь, что у вас здесь не будет ошибок. Отдельно укажите стоимость выполнения работ, включая свой надзор за работами и сверхурочные. А теперь спросите себя, вы действительно хотите быть занятым на этом проекте на протяжении 14 месяцев? Очень часто после пересмотра и обсуждения мы увеличивали валовую прибыль из-за таких факторов, как ГБ (головная боль), которые были обязательным приложением к данному проекту. И никогда не забывайте старую поговорку, которая гласит: "Единственная причина, по которой мой конкурент получил этот заказ, - это потому что он его не понял!"

Последующие шаги, контроль над исполнением

Это тот единственный фактор, из-за которого теряется множество контрактов. Речь идет о том, что вы предпринимаете неэффективные дальнейшие шаги или не предпринимаете их вовсе, после того как вы направили свое ценовое предложение. Каждый покупатель хочет видеть энтузиазм в глазах потенциального подрядчика, который бы указывал на интерес к его проекту. Вы никогда не потеряете очки, если позвоните и уточните: "Привет! Я просто хотел бы получить обратную связь по нашему предложению. Каковы наши шансы?" Может быть, вам даже помогут, сказав, между прочим: "Вы выглядите хорошо на фоне всех остальных, но, может, вам все-таки перепроверить свои цифры по позиции номер четыре? Они немного великоваты". А, если вам захотят помочь, то будут еще более конкретны.

Я знаю случаи, когда такие шаги вели к обнаружению ошибок, сделанных просто по невнимательности во время проставления цифр в коммерческом предложении. И, так как в запасе до конца тендера еще было время, исправленные предложения были предоставлены, и заказ выигран. Безусловно, каждая ситуация разная. Поэтому не забывайте контролировать такие вещи, чтобы обнаружить ошибки, найти области, которые могут вы звать проблемы, или понять, по какой причине вы получили или не получили этот заказ. Правило: связывайтесь с организаторами тендера в течение двух дней после сдачи любого предложения: значительно проще произвести впечатление на покупателя до того, как уже принято решение.

Заявки на тендерах

Когда вы делаете предложение фирмам, в отличие от розничной торговли, уже недостаточно просто упомянуть название бренда, который вы собираетесь поставить. Важно, чтобы вы детально объяснили, какие именно продукты вы поставляете, в какие временные рамки, куда они будут доставлены, необходимые условия для производственного участка и его готовность, и время и метод, необходимые для их установки.

Нужно говорить четким простым языком, с законченными предложениями, минимум непонятных слов. И будьте осторожны, что вы говорите. Я всегда старался записать на бумаге объем работ и детали их выполнения, чтобы мне не было стыдно, если вдруг этот документ окажется на столе у судьи. Заявки могут состоять из 30-90 страниц, но самым важным в них является объем работ, график выполнения работ, договор, дата заявки, дата открытия и время, которое дается на опротестование. Все остальные юридические детали существуют для защиты покупателя. Как сказал один специалист по заключению контракта: "Можно вообще игнорировать большую часть этой юридической писанины, если вы хорошо выполняете свою работу и вовремя. В противном случае, у нас все равно есть способ юридически принудить вас к ее выполнению, и это гарантирует мне неприкосновенность от любой критики".

Если в контракте есть параграф о неустойке (заранее определенном возмещении убытков), он может стать достаточно обременительным, в случае если вы будете признаны виновным в задержке проекта.

Обратите внимание

Предлагаемая цена.
Часто в документах существует страница, на которой содержится общая цена заявки, основанная на детальной разбивке стоимости отдельных товаров и услуг. Когда стоимость таких компонентов является основой для общей стоимости, и в расчеты вкрадывается математическая ошибка, покупатель может решить увеличить стоимость каждого компонента и взять эти цифры для расчета общей стоимости. Это может привести к хорошему, ужасному или катастрофическому результату, если ошибка была сделана в количестве единиц или количестве необходимых компонентов.

Поздняя подача заявки.
Если установлено время закрытия приема заявок, и вы опоздаете даже на минуту, ваша заявка может быть просто возвращена. И это очень обидно, к тому же никакие объяснения не принимаются, и торг не уместен. Для дорогих контрактов часто готовят копии заявки, которые доставляются разными людьми по разным маршрутам так, чтобы одна из них была наверняка получена вовремя. Если получены обе, то одна помечается как "дубликат" и отсеивается. Не опаздывайте. Никогда.

Тендерные гарантии.
Они выдаются, чтобы гарантировать, что вы не откажетесь от своей заявки после ее принятия (или регистрации) к рассмотрению. Однажды я видел, как отсеяли заявку, которая могла бы выиграть тендер, только потому что я спросил: "А где тендерная гарантия?" Не было ни ее, ни приложенного акцептованного чека, как того требовали условия, поэтому сотрудник, который занимался этим тендером, принял решение отказать этой заявке как "безответной".

Приложения к заявке.
Ими могут являться все: от брошюры о компании, до списка похожих проектов, которые вы закончили, до оценки эффективности компании, выданной известной консалтинговой фирмой, или описанный в деталях метод контроля качества. Каждый тендер немного отличается. Когда вы впервые смотрите на условия тендера, я бы порекомендовал составить список того, что потребуется для подачи заявки. Если вы будете ждать до последнего момента, может обнаружиться, что вы не сможете предоставить ключевые дополнительные документы, которые требуются по условиям.

Подпись на заявке.
Если вы забудете подписать документы с коммерческим предложением, это не только неловко, но и фатально. Я знаю случай, когда документы на тендер были проверены тремя разными людьми на предмет правильности и точности. Но, к сожалению, последний сотрудник после проверки содержания, положил документы в конверт и отправил его. К счастью, ошибка была обнаружена и копия документов была подписана и доставлена на тендер до его публичного начала. Уже полученные документы были названы архивной копией, которая была отправлена по ошибке. Так как подписанная заявка была получена вовремя, она была принята.

Чтобы выиграть крупный коммерческий или правительственный тендер, нужно постараться. Нужно, чтобы у вас была правильная цена, четкое описание продукта и работ, полное понимание вашей стоимости, уровня обычной надбавки и валовой прибыли в вашей местности и знание того, на чем будут играть ваши конкуренты. Удачи, и не делайте ошибок!

Дейв Стаффорд, FT

ещё по теме:
Состояние российского клинингового бизнеса
10 правил увеличения объемов продаж